Приликом прописивања услова у конкурсној документацији наручиоци воде рачуна да иста буде у складу са ЗЈН, да се испоштују сва основна начела јавних набавки како би сам поступак јавне набавке протекао у року и са што мањим трошковима. Када говоримо о конкурсној документацији, она мора бити сачињена на начин који ће омогућити припрему и подношење понуде, односно пријаве. Само таквим поступањем наручиоца могуће је обезбедити што већу конкуренцију, транспарентност самог поступка, једнак положај свих привредних субјеката али и начин да се јавна набавка спроведе сразмерно предмету и циљевима које треба постићи.
Када су у питању рокови извршења, они представљају неизоставни елемент сваке конкурсне документације. Њиховим прописивањем понуђачи су упознати са минимално прихватљивим роком за пружање услуге што између осталог представља пресудни елемент на основу кога понуђачи одлучују да ли могу да обаве неки посао и да ли треба да учествују у поступку јавне набавке.
Конкурсна документација у којој наручилац није прописао рок за извршење услуга онемогућава привредне субјекте да припреме понуде, а при том сваки наручилац не изостави чињеницу приликом састављања модела уговора, да ће свако кашњење приликом реализације уговора санкционисати на начин на који је прописао што у крајњем случају вуче за собом и негативну референцу за конкретног извршиоца.
На овакво поступање наручиоца понуђачи могу да утичу постављањем питања и указивањем на битне недостатке конкурсне документације које наручилац мора отклонити у законском року како би се поступак спровео у складу са ЗЈН и самим тим омогућила економичност поступка и што већа конкуренција. Није оправдано објашњење наручиоца да рок извршења услуга одреди приликом закључења уговора односно у току реализације, јер шта би онда био један од битних елемената за подношење понуда. Овакво поступање је потврдила и Републичка комисија у свом решењу 4-00-121/2024 од 22.02.2024.године.